Todas las empresas hemos recibido la «Guía para la actuación en el ámbito laboral en relación al nuevo Coronavirus». En ella se habla del Teletrabajo como medida organizativa, pues es una manera de prevenir el contagio si se ha detectado algún caso entre los trabajadores.

Para poder llevar a cabo el teletrabajo, es decir trabajar en casa, es imprescindible que el trabajador tenga un teléfono, un portátil, internet y acceso a su puesto de trabajo vía online.

 

CONEXIÓN REMOTA

La mejor manera de trabajar desde casa es pudiendo acceder al propio servidor o ordenador del trabajo. La mejor solución sin duda es el Cloud Computing. Si tienes los servidores en la nube y los escritorios remotos, trabajar en casa será exactamente igual que trabajar en la oficina.

En este vídeo de BeServices, el cloud que ofrece JSM Inforedes, podéis ver las ventajas del Cloud:

 

Otra solución para poder conectarte de forma segura es creando una conexión VPN, es decir una red privada virtual.

Una VPN es un servicio que permite el acceso remoto a la red interna de la compañía y a los recursos corporativos, como pueden ser el servidor de ficheros, el correo electrónico y las aplicaciones de escritorio como el ERP o el CRM. Este acceso a través de internet de forma segura, permite tanto la movilidad del trabajador como interconectar sedes que están separadas geográficamente.

Las ventajas de una VPN son:

1. Acceso remoto seguro: crea un túnel a través de internet mediante cifrado seguro.

2. Teletrabajo: Flexibilidad laboral y conciliación familiar y profesional.

3. Control de accesos: se puede saber en cada momento quien está concetado a la red, desde dónde se ha conecado y qué ha hecho.

Para más información puedes ver el post de Incibe (Instituto nacional de Ciberseguridad): https://www.incibe.es/protege-tu-empresa/blog/acceso-remoto-oficina-posible-vpn

 

Sino, otra opción es habilitar programas de conexión remota de forma temporal como el TeamViewer o Anydesk.

 

VIDEO CONFERENCIAS

Otra recomendación para las empresas es que cuando la situación preventiva lo requiera, las empresas deben priorizar el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) a las reuniones presenciales, desplazamientos y viajes.

Para hacer reuniones vía online hay diversos softwares de seminarios web que pueden usarse para hacer reuniones online de uno a uno, o con muchos participantes, evitando estar todos en una misma sala.

Cisco Webex: uno de los software más reconocidos que permite realizar videoconferencias en cualquier equipo gracias a su app. Se puede compartir el escritorio, grabar las conferencias, enviar mensajes y compartir archivos y tiene pizarras interactivas.  Tiene un plan gratuito de reuniones ilimitadas hasta 24 horas y hasta 100 participantes.

Zoom: ofrece el servicio de videoconferencias para empresas con mensajería en tiempo real e intercambio de contenido. Puedes compartir la pantalla, hay una pizarra, puedes coanotar en la pantalla compartida, hay mensajería privada y grupal y se pueden grabar las videoconferencias. Tiene un plan gratuito para el uso individual de reuniones ilimitadas de máximo 40 minutos y hasta 100 participantes, así como otros planes de pago para más de un anfitrión.

Skype: sin duda es el más conocido y extendido a nivel particular. Puede usarse en todos los dispositivos, se pueden enviar documentos y mensajes a través del chat y se puede compartir la pantalla del dispositivo con las otras personas. En la versión gratuita tienes videollamadas grupales para un máximo de 10 personas. También puedes grabar las videoconferencias y descargártelas.

G Suite – Hangouts Meet: Si tienes G Suite en la empresa, en el paquete está incluido Hangouts Meet, que permite realizar videollamadas de hasta 100 participantes. Además se puede confirgurar una reunión y ponerla como evento en el calendario.

TRABAJO COLABORATIVO

Otras herramientas importantes cuando hay que compartir información y trabajar con personas en otras ubicaciones, son las herramientas de trabajo colaborativo basado en chat. Es decir, aquellas que permiten compartir documentos e intercambiar información de forma fácil.

Microsoft Office 365: coger la versión cloud de office para empresas tiene muchas ventajas. Esta aplicación cuenta con mensajería instantanea cifrada, permite realizar conferencias de audio y video, compartir documentos en tiempo real y se conecta con el gestor de correo y el calendario. Además en OneDrive se puede almacenar documentos de forma compartida y colaborar en tiempo real.

G Suite de Google: Para autónomos y pequeñas empresas las herramientas gratuitas de Google como Drive, Hangouts, Documentos o Presentaciones, pueden ser suficientes. Para las grandes la mejor opción es G Suite con servicios más avanzados. Debido a la epidemia de coronavirus Google está ampliando de forma gratuita las herramientas de G Suite y G Suite for Education con las opciones de G Suite Enterprise y G Suite Education Enterprise. Que básicamente permiten videoconferencias masivas con cientos de personas.

 

OTRAS HERRAMIENTAS

Otras aplicaciones o herramientas que facilitan el teletrabajo son :

Wetransfer – para el envío de archivos de grandes dimensiones. Es gratuito para envios de hasta 2GB.

Dropbox y Google Drive – para almacenamiento de documentación.

Asana y Trellopara delegar y hacer seguimiento de tareas, y para la gestión de proyectos

 

Con estas herramientas los empleados pueden ser igual de productivos que en la oficina.

Si tienes que implantar el teletrabajo en tu empresa y necesitas asesoramiento, o tienes claro lo que quieres y necesitas una empresa de informática no dudes en llamarnos al 937 416 923!